Inkrafttreten am 01. Januar 2020!

Im Kern schreiben die GoBD die „Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen“ vor. Steuerrelevante Ausgangsbelege müssen damit so aufbewahrt werden, dass sie unveränderbar sind bzw. Veränderungen nachvollzogen werden können. Überarbeitete GoBD gelten ab dem 1.1.2020.

GoBD 2020

Die Neufassung der GoBD zum 1.1.2020 berücksichtigt, dass sich seit der Erstveröffentlichung die digitalen Möglichkeiten weiter verändert haben, u.a:

Abfotografieren von Belegen mit Smartphones ist nun ausdrücklich erlaubt (dies gilt auch für Belege, die im Ausland entstanden sind bzw. wenn die Buchführung ins Ausland verlagert wurde).
Bei der Definition von DV-System findet nun auch die Cloud-Technologie Berücksichtigung.

Bei der Umwandlung von Belegen in ein Inhouse-Format führen die neuen GoBD eine Erleichterung ein. Unter folgenden Voraussetzungen kann auf die Aufbewahrung der Ursprungsfassung (wie bisher erforderlich) verzichtet werden:

Es wird keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen.
Bei der Konvertierung gehen keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren.
Die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung wird dokumentiert (Verfahrensdokumentation).
Die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde werden nicht eingeschränkt; dabei ist es zulässig, wenn bei der Konvertierung Zwischenaggregationsstufen nicht gespeichert, aber in der Verfahrensdokumentation so dargestellt werden, dass die retrograde und progressive Prüfbarkeit sichergestellt ist.

BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001

Richtlinien zu und Pflichten aus den GoBD

Mit dem BMF-Schreiben v. 14.11.2014 wurden die GoBD erstmalig eingeführt und gelten in Deutschland für Veranlagungsjahre, die nach dem 31.12.2014 beginnen. Dadurch werden die Konformitätsanforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen konkretisiert.

Die Regelungen gelten für sämtliche Aufzeichnungen steuerrelevanter Daten. Abgelöst wurden dadurch

die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und
die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS).

Im November 2019 wurde dann die Neufassung der GoBD veröffentlicht.

Verstöße gegen GoBD-Regelungen führen nicht zwangsläufig zu Konsequenzen, soweit die geforderte Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt wurde. Sofern jedoch die Buchhaltung verworfen wird, ist mit nicht unerheblichen Hinzuschätzungen zu rechnen.

GoB: HGB nimmt Kaufmann in die Pflicht

Bücher und Aufzeichnungen werden zunehmend in elektronischer Form geführt. Selbiges gilt für die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen.

Der Kaufmann wird nach dem §§ 238 ff. HGB dazu verpflichtet, die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) bei der Führung seiner Bücher einzuhalten. Diese handelsrechtlichen GoB stellen einen unbestimmten Rechtsbegriff dar, der vor allem durch Rechtsnormen und Rechtsprechung geprägt ist und enthalten sowohl formelle als auch materielle Anforderungen an die Buchführung. Materiell ordnungsmäßig sind Bücher und Aufzeichnungen, wenn die Geschäftsvorfälle nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet in ihrer Auswirkung erfasst und anschließend gebucht sowie verarbeitet sind.

Die GoB sind auch für die steuerlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nutzbar und ergeben sich aus §§ 145 bis 147 AO (Abgabenordnung) sowie aus den Einzelsteuergesetzen (z. B. Umsatzsteuer- oder Einkommensteuergesetz).

GoBD konform: Elektronische Aufbewahrung

Im Unternehmen entstandene oder eingegangene aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Unterlagen – unabhängig davon ob physisch oder elektronisch – sind in jener Form aufzubewahren in dem sie empfangen wurden. Sie dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Eine Umwandlung in ein anderes Format ist zulässig, sofern die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und inhaltliche Veränderungen ausgeschlossen sind. Eine ausschließliche Aufbewahrung in ausgedruckter Form ist nicht zulässig. Für die Dauer der Aufbewahrungsfrist muss eine Unveränderbarkeit gewährleistet sein. Es ist jedoch nicht zu beanstanden, wenn ein Unternehmer elektronisch erstellte und in Papierform versandte Briefe nur in Papierform aufbewahrt. Eine Veränderung in der Weise, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist, ist auszuschließen. So sind E-Mails mit der Funktion von Handels-Geschäftsbriefen sowie von Buchungsbelegen in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig.

Die handelsrechtliche Aufbewahrungsfrist beträgt grundsätzlich zehn Jahre. Für empfangene Handelsbriefe gilt jedoch eine verkürzte Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Steuerlich gelten grundsätzlich die gleichen Fristen. Zu beachten ist jedoch, dass die Aufbewahrungsfrist nicht abläuft, soweit und solange die Unterlagen für die Steuerfestsetzung von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Jedes elektronische Dokument ist mit einem eindeutigen und nachvollziehbaren Index zu versehen. Während der gesamten Aufbewahrungsfrist muss eine Verknüpfung mit dem jeweiligen Index gewährleistet werden. Jedes Dokument muss unter dem zugeteilten Index auch verwaltet werden. Sofern der Unternehmer jedoch stichhaltig nachweisen kann, dass eine Verwaltung auch ohne Index erfolgreich möglich ist, so ist die Buchführung grundsätzlich nicht zu beanstanden. Jegliche nachträgliche Bearbeitung von elektronischen Dokumenten durch die Indexierung oder Buchungsvermerken darf die Lesbarmachung des Originalzustandes nicht beeinflussen.

GoBD konforme Datenverarbeitungssysteme

Bei Datenverarbeitungssystemen wird nach den GoBD zwischen Hauptsystem sowie Vor- und Nebensystem unterschieden, mit denen Daten und Dokumente erfasst oder erzeugt werden. Zu den Vor- und Nebensystemen gehören dabei die Kassen bzw. die Registrier- und PC-Kassensysteme. Das eingesetzte Kassensystem muss gewährleisten, dass alle Informationen, die einmal in den Geschäftsprozess eingeführt werden, nicht mehr verändert werden können. Ein Export der elektronischen Grundaufzeichnungen aus einem Kassensystem in ein Officeprogramm ist damit ein nach den GoBD unzulässiger Vorgang, da die Daten unprotokolliert editiert und anschließend über eine Datenschnittstelle reimportiert werden können. Jegliche Zuwiderhandlung führt zur Ordnungswidrigkeit der elektronischen Bücher. Die Kasse als sog. Vor-/Nebensystem muss somit revisionssicher sein.

GoBD konforme Software

Eine allgemeingültige Aussage darüber, welche Hard- und Software GoBD-konform sind lässt sich aus den GoBD nicht ableiten. Dazu sind die Vielzahl und die unterschiedliche Ausgestaltung sowie Kombination der DV-Systeme zu sehr ausgeprägt. Eine konkrete Handlungsempfehlung für die Nutzung einer speziellen Software für die Erfüllung außersteuerlicher oder steuerlicher Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten kann somit nicht getroffen werden.

E-Rechnungen

Die erhaltenen Rechnungen müssen vom Empfänger in ihrem Ursprungsformat gespeichert werden. Die GoBD stellen klar, dass bei Daten und Dokumenten auf deren Inhalt und deren Funktion abzustellen ist, nicht auf die Bezeichnung. Dient eine E-Mail nur als Transportmittel für eine eRechnung und enthält somit keine anderen weitreichenden aufbewahrungspflichtigen Informationen oder Angaben, so ist diese selbst nicht aufbewahrungspflichtig. Gedanklich entspricht solch eine E-Mail einem Papierumschlag.

ZUGFeRD

Die elektronische Rechnung, sog. E-Rechnung, im ZUGFeRD-Datenformat ermöglicht den Austausch von Daten ohne vorherige Absprache der involvierten Partner über das Datenformat. Dies stellt eine enorme Erleichterung gegenüber ansonsten genutzten Datenaustauschverfahren dar. ZUGFeRD steht dabei für „Zentrale User Guideline Forum elektronische Rechnung Deutschland“. Als Container wird eine pdf/A3-Datei genutzt. In diese Datei werden strukturierte XML-Daten eingebunden. Damit gibt es kein Entweder-oder, also analog oder digital, sondern es gibt ein „Sowohl-als-auch“, ein maschinenlesbares Dokument, das als PDF auch immer menschenlesbar ist, wie die analoge Rechnung auf Papier.

Das FeRD-„E-Rechnungsformat“ ermöglicht es,

Rechnungsdaten in strukturierter Weise in einer PDF-Datei zu übermitteln und diese
ohne weitere Schritte auszulesen und
vollständig automatisiert zu verbuchen.

Dieses Datenformat für eRechnungen ist eindeutig als GoBD-konform anzuerkennen. Die maschinelle Auswertbarkeit erfüllt dazu alles Voraussetzungen.

Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage

Anlässlich der kürzlich vom BMF veröffentlichten GoBD 2020 hat die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) gemeinsam mit dem Deutschen Steuerberaterverband e.V. (DStV) eine Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen veröffentlicht.

Was ist die Verfahrensdokumentation nach GoBD?

Die „Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen“ (Version: 2.0; Stand: 29.11.2019) zielt darauf ab, die Verfahren und Maßnahmen zu beschreiben, die für die Digitalisierung und anschließende elektronische Aufbewahrung inkl. Vernichtung der originären Papierbelege im Unternehmen gelten. Sie beschränkt sich ausdrücklich auf die Aspekte einer ordnungsmäßigen Digitalisierung von Belegen unter Aufrechterhaltung der Beweiskraft der Buchführung unter Berücksichtigung der geltenden Ordnungsmäßigkeitsanforderungen.

Digitalisierung von Belegen

Gegenstand der Digitalisierung und Aufbewahrung sind danach alle Belege, die der Dokumentation von Geschäftsvorfällen dienen, die handels- und/oder steuerrechtlich buchführungs- bzw. aufzeichnungspflichtig im Sinne der GoB sind. Durch die Möglichkeit, Belege mit einem Smartphone abzufotografieren und in der Cloud zu speichern, haben sich neue Vorgaben für Steuerberater und Unternehmen, die die GoBD 2020 und nun auch die neue Version der Muster-Verfahrensdokumentation berücksichtigen.

Verfahrensdokumentation nach GoBD ist Pflicht

Da sich die Ordnungsmäßigkeit neben den elektronischen Büchern und sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch auf die damit in Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche des Datenverarbeitungssystems bezieht, muss für jedes Datenverarbeitungssystem eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Die Verfahrensdokumentation besteht i. d. R. aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Dies ergibt sich aus Abschn. 10.1 der GoBD 2020.

Die Verfahrensdokumentation muss danach verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Die konkrete Ausgestaltung der Verfahrensdokumentation ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems.

Änderung und Aufbewahrung der Verfahrensdokumentation

Es muss nachgewiesen werden, dass das in der Verfahrensdokumentation beschriebene Verfahren dem in der Praxis eingesetzten Verfahren voll entspricht. Änderungen müssen versioniert und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorgehalten werden. Aus der Verfahrensdokumentation muss sich ergeben, wie die Ordnungsvorschriften (z. B. §§ 145 ff. AO, §§ 238 ff. HGB) und damit die in diesem Schreiben enthaltenen Anforderungen beachtet werden. Die Aufbewahrungsfrist für die Verfahrensdokumentation läuft nach den GoBD 2020 nicht ab, soweit und solange die Aufbewahrungsfrist für die behandelten Unterlagen noch nicht abgelaufen ist.

Muster-Verfahrensdokumentation: Was es zu beachten gilt

Die Musterverfahrensdokumentation ist individualisierbar und dient den Unternehmen somit als Vorlage, um den Vorgang der Belegablage anhand unternehmens- und branchenspezifischer Angaben zu dokumentieren. Die Prozesse sind bei den Steuerpflichtigen sehr individuell: Je nach Komplexität, Belegvolumen und IT-Einsatz kann es sehr unterschiedliche Anforderungen an die Gestaltung der Belegablage und den Umfang ihrer Dokumentation geben. Das Patentrezept für die eigene Verfahrensdokumentation gibt es daher nicht. Für Steuerberater bietet sich hierbei ein weites Betätigungsfeld.

Was geschieht, wenn keine Verfahrensdokumentation nicht vorhanden ist? Dies alleine kann nach Ansicht der Finanzverwaltung zur Fehlerhaftigkeit bzw. zur Verwerfung der Buchführung und damit zu einer Schätzungsbefugnis führen. Diese Auffassung der Finanzverwaltung ist aber umstritten, da keine gesetzliche Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation besteht.

Verfahrensdokumentation für Kleinunternehmen

Auch Kleinunternehmer sind zur Verfahrensdokumentation verpflichtet. Die Kleinunternehmerregelung stellt lediglich ein umsatzsteuerrechtliche Vereinfachung dar. Andere unternehmerische Pflichten gelten trotzdem.

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